Mettre en place le télétravail dans son entreprise

Voilà que la pandémie actuelle vous a propulsé du jour au lendemain vers le télétravail forcé. Vous auriez préféré avoir le temps d’en définir les lignes directrices, tant pour les employés que les gestionnaires, avant d’implanter un projet pilote de 3 à 6 mois. Cependant, la nouvelle réalité mène plutôt à l’improvisation. Voici des éléments à considérer pour favoriser cette transition.

 

Quels éléments doivent être considérés lors de l’implantation du télétravail?

 

Le style de gestion

Difficile pour certains gestionnaires d’imaginer gérer le travail sans voir leurs employés à l’œuvre. La meilleure stratégie de gestion, en télétravail comme au bureau, est de faire confiance à son équipe et déléguer. L’efficacité ne devrait pas se mesurer en minutes et en heures, mais bien en livrables. Concrètement, fixez des objectifs clairs et mesurables, des attentes, des échéanciers et effectuez des suivis avec chacun des employés. Vous pourrez ainsi mieux évaluer le travail accompli et les résultats.

Bien que le gestionnaire doive se montrer souple, il doit aussi établir des mécanismes d’encadrement du télétravail. Il est essentiel de mettre en place des directives, des procédures et des outils et de les transmettre par écrit à l’ensemble de l’équipe. Ce cadre est rassurant pour tout le monde.

 

La communication

Le télétravail est un changement organisationnel important. Comme dans tout changement, la communication est primordiale. Trouvez vos solutions et prenez vos décisions en équipe! Vous n’êtes pas seul sur votre bateau. Rien de mieux que de consulter vos employés pour assurer une meilleure transition vers ce changement forcé.

Dans un contexte inhabituel, il faut tenter de créer un contexte de travail habituel. Dans le quotidien, le travail comble des besoins sociaux et affectifs : les échanges informels et spontanés, les dîners en équipe, les conversations autour de la machine à café, les « 5 à 7 » du jeudi soir. Essayez de maintenir ces rituels par des rencontres vidéo. Il existe de nombreuses plateformes Web de communication et de collaboration.

Continuez à souligner les anniversaires, reconnaissez les bons coups, créez un groupe Facebook pour maintenir les relations sociales entre les membres de l’équipe.

 

La gestion humaine de vos ressources

Ce n’est pas tout le monde qui souhaite ou qui a la personnalité pour faire du télétravail. Il y a donc des joueurs de votre équipe qui s’adaptent plus difficilement à cette nouvelle réalité. En temps normal, l’employé « idéal » pour le télétravail est, entre autres, autonome, à l’aise avec les contacts interpersonnels réduits, discipliné, capable de séparer sa vie personnelle et professionnelle.

Vos employés peuvent se sentir anxieux, déprimés, isolés ou avoir mille et une questions : est-ce que je vais être mis à pied? Est-ce que je fais encore partie d’une équipe? Est-ce que mon travail est utile dans les circonstances? Il est important de trouver le temps d’écouter et de reconnaître vos employés. Communiquez régulièrement et individuellement avec chacun d’eux. Cela permet de maintenir le contact et le sentiment d’appartenance à l’entreprise et à l’équipe, mais aussi de reconnaître le travail et les besoins de la personne.

 

Une opportunité à plus long terme, après la pandémie?

Nous avons une opportunité de modifier l’organisation du travail, d’innover dans les façons de faire, de penser autrement. Qui sait? Le télétravail deviendra peut-être une pratique courante dans votre organisation.

En plus de faire économiser des coûts (essence, transport, vêtements, etc.) et de réduire le temps de déplacement, pour plusieurs individus, le télétravail constitue un levier à la qualité de vie et au bonheur au travail. L’entreprise en retire aussi des avantages : favoriser la fidélisation, améliorer la productivité, réduire l’absentéisme, diminuer l’empreinte environnementale et optimiser la gestion des espaces de travail, par exemple.

J’espère que cet article vous a permis d’y voir plus clair. Les gestionnaires ont aussi besoin d’être accompagnés afin de s’adapter à la supervision virtuelle. Si vous êtes dans le doute quant à la façon d’implanter le télétravail dans votre organisation, n’hésitez pas à contacter notre équipe de conseillers aux entreprises qui saura vous appuyer dans ces démarches.

 

 

Karine Boutin
Conseillère aux entreprises