Agent de soutien administratif, classe I

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Agente ou agent de soutien administratif, classe I

 

Numéro de référence : DPA001148

Catégorie d’emploi : soutien administratif

Direction des études

Services adaptés

Statut de l’emploi : remplacement, temps complet, non permanent

Durée de l’emploi prévue : jusqu’au retour du titulaire

Lieu de travail : Cégep de Sainte-Foy

Horaire de travail : du lundi au vendredi, 35 heures par semaine

Début d’affichage externe : 2021-11-18

Date et heure de fin de l’affichage externe : 2021-12-01 23:59

Échelle salariale : 20,76 $ – 23,22 $

Entrée en fonction prévue : 2021-12-13

 

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

 

Description :

Une carrière au Cégep de Sainte-Foy, c’est évoluer dans un milieu qui offre d’excellentes conditions de travail et qui favorise la santé et le mieux-être des employées et des employés. Avec 1500 collègues, huit directions différentes et 59 secteurs d’activités, le Cégep offre de multiples possibilités de carrière.

Vous aurez accès à :

– Quatre (4) semaines de vacances après un an de service continu

– Des congés divers après six (6) mois de service continu tels que congés maladie et congés pour raison personnelle

– Un centre sportif et une cafétéria sur les lieux de travail

– Des assurances collectives après six (6) mois de service continu

– Le régime de retraite du secteur public

– Une grande accessibilité au transport en commun

 

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe, seule ou en collaboration avec le responsable désigné et les professeurs responsables du tutorat par les pairs.

 

Plus particulièrement, l’agente ou l’agent de soutien administratif, classe I :

  • Accueille, renseigne et inscrit les étudiantes ou les étudiants aidés
  • Répond aux questions des tuteurs, des superviseurs et des professeurs concernant les modalités de fonctionnement du Tandem
  • Voit à faire respecter une bonne ambiance de travail et d’études
  • Fait compléter des documents administratifs aux tuteurs afin d’ouvrir leur dossier à la direction du personnel (contrat d’engagement, fiche de l’employé, autorisation dépôt-salaire, formulaire d’impôts, etc.)
  • Comptabilise les heures de tutorat effectuées à l’aide d’un chiffrier électronique (Excel) et d’une base de données;
  • Vérifie et achemine les documents administratifs à la direction du personnel afin que les payes des tuteurs soient effectuées
  • Participe au recrutement des tuteurs : communique avec le service du cheminement scolaire pour obtenir les renseignements nécessaires au recrutement, fait les envois aux professeurs concernés, recueille leurs listes d’étudiants recommandés et compile les inscriptions
  • Collabore au jumelage des aidées ou des aidés et des tuteurs avec les superviseurs : communique avec les tuteurs, ouvre les dossiers, inscris les jumelages au chiffrier, note et communique les diverses problématiques survenant lors d’un jumelage, documente les absences, etc.
  • Applique une procédure de prêt et de récupération de la documentation spécialisée
  • Prépare, prête et contrôle le matériel pédagogique nécessaire aux rencontres d’aide
  • Assure l’ordre et le rangement des documents et des aires de travail et de consultation
  • Effectue la saisie, la révision et la mise en page de documents (Word)
  • Effectue la correspondance du Tandem (courrier régulier et courriel)
  • Collabore à l’élagage et à la disposition de la documentation selon la politique en vigueur
  • Prépare les réquisitions de matériel et de fourniture et signale les bris d’équipement
  • Procède à l’affichage et à la diffusion des informations et communiqués
  • Recueille et compile des données statistiques
  • Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe

 

Exigences :

Scolarité et expérience

– Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue.

Et

– Avoir une (1) année d’expérience pertinente.

 

Conditions exigées par le Collège :

Posséder :

– un excellent sens de l’accueil et du service à la clientèle

– des habiletés pour accueillir les étudiants ayant des limitations fonctionnelles

– des habiletés à intervenir auprès de clientèles potentiellement difficiles, à bien gérer leur anxiété et à gérer son propre stress

– une bonne capacité d’adaptation

– d’excellentes connaissances du français écrit et de très bonnes capacités de vulgarisation et de communication orale

– des aptitudes pour le travail de bureau

– des habiletés et de l’expérience dans l’utilisation des logiciels couramment utilisés à ce poste, notamment les logiciels de traitement de texte, de chiffriers électronique, et des connaissances de base des logiciels de base de données

– des habiletés et de l’expérience pouvant permettre de soutenir techniquement les étudiants dans l’utilisation des logiciels spécialisés couramment utilisés par ceux-ci (Antidote, WordQ, Médialexie, etc.)

 

Remarques :

Il s’agit d’un remplacement qui se terminera au retour du titulaire du poste, retour prévu en octobre 2022. Possibilité de renouvellement ou d’autres opportunités d’emploi à l’intérieur du Cégep de Sainte-Foy à la fin de ce mandat.

 

Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests, examens écrits ou oraux, lui permettant d’évaluer si le candidat répond aux conditions exigées.

 

Découvrez tous les avantages d’une carrière au Cégep de Sainte-Foy
https://carrieres.cegep-ste-foy.qc.ca/index.php?id=8

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les personnes appartenant aux groupes visés à postuler. Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de service incluant une lettre de présentation et un curriculum vitae, en format Word ou PDF.

Il est important de vous inscrire sur le site du Cégep de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en considération.

 

Informations additionnelles

Salaire offert:
20,76 $ - 23,22 $
Statut d'emploi:
Temps plein
Horaire de travail:
Du lundi au vendredi, 35 heures par semaine