Agent de soutien administratif, classe I

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Agente ou agent de soutien administratif, classe I

 

Numéro de référence : DPA001147

Catégorie d’emploi : soutien administratif

Direction des études

Service d’aide à l’apprentissage

Statut de l’emploi : remplacement, temps complet, non permanent

Durée de l’emploi prévue : jusqu’au retour du titulaire

Lieu de travail : Cégep de Sainte-Foy

Horaire de travail : du lundi au vendredi, 8 h 30 à 16 h 30

Début d’affichage externe : 2021-11-18

Date et heure de fin de l’affichage externe : 2021-12-01 23:59

Échelle salariale : 20,76 $ – 23,22 $

Entrée en fonction prévue : 2021-12-06

 

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

 

Description :

Une carrière au Cégep de Sainte-Foy, c’est évoluer dans un milieu qui offre d’excellentes conditions de travail et qui favorise la santé et le mieux-être des employées et des employés. Avec 1500 collègues, huit directions différentes et 59 secteurs d’activités, le Cégep offre de multiples possibilités de carrière.

Vous aurez accès à :

– Quatre (4) semaines de vacances après un an de service continu

– Des congés divers après six (6) mois de service continu tels que congés maladie et congés pour raison personnelle

– Un centre sportif et une cafétéria sur les lieux de travail

– Des assurances collectives après six (6) mois de service continu

– Le régime de retraite du secteur public

– Une grande accessibilité au transport en commun

 

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe, seule ou en collaboration avec le responsable désigné et les professeurs responsables du tutorat par les pairs.

 

Plus particulièrement, l’agente ou l’agent de soutien administratif, classe I :

  • Accueille, renseigne et inscrit les étudiantes et les étudiants aidés
  • Répond aux questions des tuteurs, des superviseurs et des professeurs concernant les modalités de fonctionnement du Tandem
  • Voit à faire respecter une bonne ambiance de travail et d’études
  • Fait compléter des documents administratifs aux tuteurs afin d’ouvrir leur dossier à la direction du personnel (contrat d’engagement, fiche de l’employé, autorisation dépôt-salaire, formulaire d’impôts, etc.)
  • Comptabilise les heures de tutorat effectuées à l’aide d’un chiffrier électronique (Excel) et d’une base de données
  • Vérifie et achemine les documents administratifs à la Direction du personnel afin que les payes des tuteurs soient effectuées
  • Participe au recrutement des tuteurs : communique avec le service du cheminement scolaire pour obtenir les renseignements nécessaires au recrutement, fait les envois aux professeurs concernés, recueille leurs listes d’étudiants recommandés et compile les inscriptions
  • Collabore au jumelage des aidées ou aidés et des tuteurs avec les superviseurs : communique avec les tuteurs, ouvre les dossiers, inscrit les jumelages au chiffrier, note et communique les diverses problématiques survenant lors d’un jumelage, documente les absences, etc.
  • Applique une procédure de prêt et de récupération de la documentation spécialisée
  • Prépare, prête et contrôle le matériel pédagogique nécessaire aux rencontres d’aide
  • Assure l’ordre et le rangement des documents et des aires de travail et de consultation
  • Effectue la saisie, la révision et la mise en page de documents (Word)
  • Effectue la correspondance du Tandem (courrier régulier et courriel)
  • Collabore à l’élagage et à la disposition de la documentation selon la politique en vigueur
  • Prépare les réquisitions de matériel et de fourniture et signale les bris d’équipement
  • Procède à l’affichage et à la diffusion des informations et communiqués
  • Recueille et compile des données statistiques
  • Accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe

 

Exigences :

Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue;

Et

Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

 

Conditions exigées par le Collège :

Posséder :

  • Des aptitudes en communication et en relations interpersonnelles : sens de l’accueil, souci du service à la clientèle, facilité à transmettre de l’information claire et précise
  • Une excellente connaissance de la langue française : maîtrise des difficultés grammaticales, orthographiques et typographiques ainsi que des règles et pratiques actuelles de la correspondance, de la disposition et du traitement de textes
  • Un niveau approprié d’habileté et d’expérience dans l’utilisation d’un poste de travail informatique : vitesse de frappe, précision au clavier et bonne connaissance de logiciels tels que traitement de textes et chiffrier électronique
  • D’excellentes aptitudes pour le travail de bureau
  • Une capacité à travailler et à se concentrer dans un environnement constamment en mouvement et parfois bruyant

Le critère suivant sera considéré comme un atout :

  • une connaissance du milieu des affaires et des entreprises qui composent la région

 

Remarques :

Il s’agit d’un remplacement qui se terminera au retour du titulaire du poste. Possibilité de renouvellement ou de d’autres opportunités d’emploi à l’intérieur du Cégep de Sainte-Foy à la fin de ce mandat. L’horaire de travail est du lundi au jeudi de 8 h 30 à 16 h 30 et le vendredi de 8 h 30 à 16 h 15.

 

Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests, examens écrits ou oraux, lui permettant d’évaluer si le candidat répond aux conditions exigées.

 

Découvrez tous les avantages d’une carrière au Cégep de Sainte-Foy
https://carrieres.cegep-ste-foy.qc.ca/index.php?id=8

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les personnes appartenant aux groupes visés à postuler. Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de service incluant une lettre de présentation et un curriculum vitae, en format Word ou PDF.

Il est important de vous inscrire sur le site du Cégep de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en considération.

 

Informations additionnelles

Salaire offert:
20,76 $ - 23,22 $
Statut d'emploi:
Temps plein
Horaire de travail:
Lundi au jeudi de 8 h 30 à 16 h 30 et le vendredi de 8 h 30 à 16 h 15