Agente ou agent de soutien administratif, classe I

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Agente ou agent de soutien administratif, classe I 

Numéro de référence : DPA001073
Catégorie d’emploi : soutien administratif
Direction de la formation continue
Services administratifs
Statut de l’emploi : remplacement, temps complet, non permanent
Lieu de travail : Cégep de Sainte-Foy
Horaire de travail : 35 heures/semaine, horaire flexible
Début d’affichage externe : 2021-09-20
Date et heure de fin de l’affichage externe : 2021-10-03 23:59
Échelle salariale : 20,76 $ – 23,22 $
Entrée en fonction prévue : 2021-10-11

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

 

Description :

Une carrière au Cégep de Sainte-Foy, c’est évoluer dans un milieu qui offre d’excellentes conditions de travail et qui favorise la santé et le mieux-être des employées et des employés. Avec 1500 collègues, huit directions différentes et 59 secteurs d’activités, le Cégep offre de multiples possibilités de carrière.

Vous aurez accès à :

– Quatre (4) semaines de vacances après un an de service continu
– Des congés divers après six (6) mois de service continu tels que congés maladie et congés pour raison personnelle
– Un centre sportif et une cafétéria sur les lieux de travail
– Des assurances collectives après six (6) mois de service continu
– Le régime de retraite du secteur public
– Une grande accessibilité au transport en commun

Le rôle principal et habituel de l’agente ou de l’agent de soutien administratif classe I à la direction de la formation continue et services aux entreprises (DFCSAE) consiste à assister une ou plusieurs personnes dans l’exécution de tâches de secrétariat reliées au déroulement des activités courantes et à l’application de directives administratives. Les travaux administratifs sont de nature relativement complexe.

 

Attributions caractéristiques :

Au niveau du service aux entreprises :

  • Applique les différentes procédures relatives aux services aux entreprises
    • Assure un soutien administratif aux différents intervenants des services aux entreprises (gestionnaires, conseillers, formateurs et spécialistes)
    • Effectue la mise en page, la correction et la révision de différents contrats, procédures, rapports, guides et autres documents pouvant être destinés aux clients et partenaires externes
    • Collabore à la préparation des différents échéanciers en lien avec les formations, le coaching et les activités de représentation
    • Planifie la logistique (salle interne et externe, repas, pauses, équipement informatique, reprographie), prépare les formations et participe à l’accueil des participants
    • Confirme le démarrage des formations et assure les communications requises auprès des intervenants internes et externes
    • Prépare les contrats et en assure le suivi jusqu’à la signature, incluant la coordination avec l’agente des finances
    • Rédige des courriels types à acheminer aux clients
    • Informe la clientèle (téléphone, courriel ou sur place) sur des questions précises et/ou techniques en lien avec les services aux entreprises et propose des rencontres ou rendez-vous avec un conseiller
    • Effectue le service après-vente auprès des clients
    • Se réfère au conseiller pédagogique lorsqu’il est confronté à des situations particulières
    • Collabore avec les différents intervenants internes et externes

De façon générale :

  • Assure le secrétariat pour le développement et la mise à jour de procédures et de documents de tous genres en utilisant différents logiciels tels que Word, Excel, PowerPoint et Adobe Acrobat
    • Peut être appelée ou appelé à remplacer au comptoir d’accueil de la DFCSAE à l’occasion, lors d’absences imprévues ou de congés
    • Suggère à son supérieur des améliorations dans le processus de travail
    • Au besoin, accomplit toutes autres tâches connexes

Exigences :

Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue
Et avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Posséder :

  • Un excellent service à la clientèle et la facilité à transmettre de l’information claire et précise
    • Une excellente connaissance du français écrit et oral
    • Les aptitudes à agir en respectant minutieusement les normes et les procédures établies et à assurer la précision des données et des informations
    • D’excellentes aptitudes pour le travail de bureau ainsi que des habilités à gérer son temps et à s’organiser afin de respecter les délais et les échéanciers serrés
    • La capacité à résoudre des problèmes relativement complexes, à recueillir l’information manquante et à prendre des décisions avec discernement
    • Des aptitudes pour gérer une quantité importante d’information de différentes sources et natures
    • Un bon sens de l’organisation, de l’autonomie, du travail d’équipe et l’esprit d’initiative
    • Un bon esprit d’analyse, de la rigueur et une rapidité d’exécution dans le travail
    • Un niveau approprié d’habileté et d’expérience dans l’utilisation d’un poste de travail informatique, plus spécifiquement les logiciels de traitement de textes, de chiffrier électronique, de bases de données (type CRM) et de création de formulaires interactifs (PDF)
    • Une aisance dans l’utilisation de différentes plateformes virtuelles

Le critère suivant sera considéré comme un atout :

  • une connaissance du milieu des affaires et des entreprises qui composent la région

 

Remarques :

Ce poste bénéficie de l’horaire flexible. Il s’agit d’un remplacement d’un projet spécifique qui prendra fin lors du retour de la titulaire (contrat garanti au moins jusqu’au 23 décembre 2021). Le projet spécifique est prévu prendre fin le 30 juin 2022, avec possibilité de prolongation.

Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests, examens écrits ou oraux, lui permettant d’évaluer si la candidate ou le candidat répond aux conditions exigées.

Découvrez tous les avantages d’une carrière au Cégep de Sainte-Foy
https://carrieres.cegep-ste-foy.qc.ca/index.php?id=8

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les personnes appartenant aux groupes visés à postuler. Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de service incluant une lettre de présentation et un curriculum vitae, en format Word ou PDF.

Il est important de vous inscrire sur le site du Cégep de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en considération.

 

Pour postuler à ce poste veuillez visiter stefoy.cvmanager.com.

Informations additionnelles

Salaire offert:
20,76 $ - 23,22 $
Statut d'emploi:
Contractuel, temps plein
Horaire de travail:
35 heures/semaine, horaire flexible