Secrétaire administrative

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  • Temps plein
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Site Cégep de Sainte-Foy

Secrétaire administrative

Numéro de référence : DPA000848

Catégorie d’emploi : soutien administratif

Direction des services financiers

Services financiers

Statut de l’emploi : régulier à temps complet, permanent

Lieu de travail : Cégep de Sainte-Foy

Horaire de travail : 35 heures par semaine, horaire flexible

Date et heure de fin de l’affichage externe : 2021-05-06 23:59

Échelle salariale : 20,98 $ – 24,22 $

Entrée en fonction prévue : 2021-05-24

 

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

 

Description :

Une carrière au Cégep de Sainte-Foy, c’est évoluer dans un milieu qui offre d’excellentes conditions de travail et qui favorise la santé et le mieux-être des employées ou des employés. Avec 1500 collègues, huit directions différentes et 59 secteurs d’activités, le Cégep offre de multiples possibilités de carrière.

Vous aurez accès à :
– Un horaire flexible
– Quatre (4) semaines de vacances après un an de service continu
– Des congés divers tels que 13 jours fériés, congés de maladie et congés pour raison personnelle
– Un centre sportif et une cafétéria sur les lieux de travail
– Un poste régulier menant à la sécurité d’emploi
– Des assurances collectives dès votre entrée en poste
– Le régime de retraite du secteur public
– Des possibilités de perfectionnement en emploi
– Des activités sociales
– Une grande accessibilité en transport en commun

NATURE DU TRAVAIL
Sous la responsabilité de la directrice des services financiers, la ou le titulaire accomplit diverses tâches de secrétariat plus particulièrement les fonctions les plus complexes de collaboration auprès de la directrice et des coordonnateurs du service.

Plus particulièrement, elle ou il :
• Assure l’accueil des gens qui se présentent à la direction, apporte l’aide et le support requis et, au besoin, les réfère aux personnes concernées
• Reçoit les communications téléphoniques, fournit les renseignements demandés et les achemine, au besoin;
• Conçoit et rédige des lettres et notes de service ainsi que la correspondance courante
• Effectue la révision des textes qui lui sont soumis afin de s’assurer de la qualité du français
• Tient à jour l’agenda de la directrice et des autres gestionnaires
• Dépouille le courrier et effectue les suivis nécessaires
• Assiste à des réunions et en dresse les comptes rendus
• Collabore à la préparation de l’échéancier de certains travaux
• Organise matériellement les réunions de la direction, convoque les participantes ou les participants et prépare les dossiers nécessaires
• Effectue la mise à jour du classement et s’assure de l’application des règles et procédures en vigueur
• Crée des tableaux, des graphiques et tout autre support visuel pour les besoins du service
• Assure le suivi auprès des utilisateurs décentralisés du système intégré de gestion financière et d’approvisionnement Clara

De plus, la ou le titulaire effectue divers travaux d’ordre administratif reliés à la gestion financière :
• Met à jour le fonds d’investissement
• Vérifie et prépare les demandes de paiement, demande d’achat, rapport de dépenses
• Concilie le tableau des budgets spéciaux (certifications crédits)
• Prépare différentes transactions (écritures de journal) et les fait approuver
• Prépare des dossiers spéciaux pour la vérification annuelle
• Révise la documentation reliée aux appels d’offres
• Accomplit toutes autres tâches connexes.

 

Exigences :

Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue

Et avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente.

Conditions exigées par le Collège :
• Posséder des aptitudes au travail de bureau (vitesse de frappe et précision au clavier) et une très bonne connaissance des méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat
• Posséder une excellente connaissance de la langue française : maîtrise des difficultés grammaticales, orthographiques et typographiques ainsi que des règles et pratiques actuelles de la correspondance, de la disposition et du traitement de textes
• Posséder des compétences en rédaction d’écrits administratifs, en révision de textes et en production de compte rendu de réunion
• Posséder un niveau approprié d’habileté et d’expérience dans l’utilisation des logiciels de la suite Office, particulièrement Word, Excel et PowerPoint
• Avoir de bonnes habiletés pour comprendre et utiliser un système de gestion financière informatisé;
• Avoir des connaissances générales en comptabilité
• Faire preuve d’une très grande discrétion et du respect pour le caractère confidentiel de l’information reçue
• Posséder des aptitudes en communication et en relations interpersonnelles : sens de l’accueil, souci du service à la clientèle, facilité à transmettre de l’information claire et précise et connaissance du protocole téléphonique
• Posséder un bon sens de l’organisation, d’autonomie et d’esprit d’initiative
• Être habileté à gérer son temps, ses priorités et à s’organiser afin de respecter les délais
• Posséder les aptitudes à agir en respectant minutieusement les normes et les procédures établies et à assurer la précision des données et des informations
• Posséder d’excellentes capacités pour le travail d’équipe

 

Remarques :

Découvrez tous les avantages d’une carrière au Cégep de Sainte-Foy
https://carrieres.cegep-ste-foy.qc.ca/index.php?id=8

Ce poste bénéficie de l’horaire flexible.

Le Collège se réserve le droit de faire passer des tests, examens écrits ou oraux, lui permettant d’évaluer si la candidate ou le candidat répond aux conditions exigées.

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les personnes appartenant aux groupes visés à postuler. Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de service incluant une lettre de présentation et un curriculum vitæ, en format Word ou PDF, en cliquant sur le lien suivant : Postuler

Au moment du dépôt de votre candidature, vous recevrez un accusé réception automatique.
Nous remercions toutes les personnes qui postuleront sur ce poste. Notez toutefois que seules les candidates ou seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Il est important de vous inscrire sur le site du Cégep de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en considération.

 

Informations additionnelles

Salaire offert:
Entre 20,98 $ - 24,22 $
Statut d'emploi:
Permanent, temps plein
Horaire de travail:
35 heures par semaine, horaire flexible